2024.11.05
Webサイトリニューアルに成功するRFP（提案依頼書）の作成方法
理想的なベンダーを選定してサイトリニューアルを成功に導く！RFP（提案依頼書）の書き方やポイントを徹底解説。高品質なRFPテンプレートサンプルも公開。
競争の激しいビジネスシーンでは、Webサイトを活用してユーザーが欲しい情報を的確に伝えられるかが成功の鍵となります。そのため、企業は定期的にWebサイトリニューアルを実施し、オンラインプレゼンスを向上させる必要があります。
しかし、Webサイトリニューアルのプロジェクトでは、理想的なベンダーを選定できず、期待通りのWebサイトにならなかった…プロジェクトが失敗した…というケースをよく聞きます。プロジェクトを成功させるためには、明確なRFP（提案依頼書）を作成し、期待に応えられるパートナーを策定することが必要不可欠です。
本記事では、Webサイトリニューアルに成功するためのRFPの作成方法を解説します。
2.1 RFPの定義と役割
RFPとは、プロジェクトの要件と目標を提案者に伝える書面です。具体的な提案を受ける前に、ベンダーに対して明確な指示を行います。RFPはプロジェクトの基盤となり、提案者審議と評価のための基準となる重要な役割を果たします。
2.2 RFP作成の目的と留意点
RFP作成の主な目的は、プロジェクトの目標や要件を明確にし、提案者に対して提案してほしいポイントを的確に伝えることです。RFPを作成することで、以下の効果が得られます。
・プロジェクトの目標と要件の共有
・内容提案の比較と評価の容易さ
・パートナーとなるベンダー審査の透明性の向上
2.3 WebサイトリニューアルにおけるRFP作成の重要性
WebサイトリニューアルにおいてRFPを作成することは、提案者に対して期待する成果や要求を明確に伝えることができます。また、RFPにより、ある程度要件を理解した状態のパートナーとプロジェクトを開始するので、長引きがちな要件定義フェーズが円滑に進みます。RFPが不十分な状態でベンダーを選定してしまうと、プロジェクト開始後に「想定以上に費用が掛かる」「デザインがいまいち」「こんな機能が欲しかった」などと失敗に陥りがちです。ベンダー側としても「顧客の要望通りにしたはずなのに」と双方で理想から外れた結果になってしまいます。RFPは提案者選定基準を明確にし、良好なパートナーシップの確立にも役立ちます。
WebサイトリニューアルのRFPは、以下の手順で作成します。
3.1 プロジェクトの目標と要件の明確化
プロジェクトの成功には明確な目標と要件が必要です。まず、Webサイトのターゲット（どんなユーザーに来訪してもらいたいか）と目的（来訪ユーザーにどんな行動をしてもらいたいか）を定義しましょう。次に、要件を洗い出し、優先順位を付けます。これにより、RFP の具体的な内容を明確にします。
3.2 プロジェクトのスコープと期間の設定
プロジェクトの範囲と期間を明確に定義することも重要です。プロジェクトの範囲を具体的に記載し、期間とマイルストーンを設定しましょう。これにより、提案者に対してプロジェクトのスケジュールを理解してもらうことができます。
3.3 提案要求の詳細な記載
WebサイトリニューアルのRFP には、下記のような提案要件を記載しましょう。
・デザイン要件
・ブランディングの指定
・機能要件や技術的な要件
・セキュリティ要件
・コンテンツ要件
・SEOの要件
提案者に対して、具体的にどんなWebサイトにしたいかを明確に伝えることができます。
3.4 提案者への質問と評価基準の知識
RFPには、提案者に対する質問事項をリストアップし、提案評価基準を設定することも重要です。提案者への質問事項を理解することで、提案内容の比較が容易になります。 評価基準の設定により、適正な評価を行い、理想的なパートナーを策定することができます。
RFPの書式と内容は、下記のような必要事項を含んで作成するとよいでしょう。
（RFPの書式例）
・表紙ページ
・提案要求の概要
・プロジェクトの背景と目標
・提案要件の詳細な説明
・提案者への質問と提案評価基準
・書面提出期限と連絡先提案情報
また、RFPの内容には、明確な指示と適切な情報の提供、要件の明確な定義と優先順位の付与、提案者への適切な評価基準の設定、プロジェクトの範囲と期間の理解などが重要です。これらのポイントを意識してRFPを作成しましょう。
RFPを作成したら、適切なチャネルを使用して提案者に公開・配布しましょう。また、提案の受け入れと評価プロセスを明確に定義して周知しましょう。
RFPの改善は、RFPの品質を向上させるための重要なプロセスです。
6.1 提案評価のフィードバックと学び
提案評価のフィードバックを収集し、次回のRFP作成に反映しましょう。提案評価の学びを反映させることで、より効果的なRFPを作成できます。
6.2 RFPテンプレートの改善
RFPテンプレートを改善することで、以降は効率的にRFPを作成することができます。定期的にテンプレートを見直し、最新のベストプラクティスに基づいた改善を行いましょう。
ただし、Webサイトリニューアルが頻繁にない場合、次回リニューアルの際は機能要件などが大きく変わっている可能性もあり、自社でRFPを継続的に改善していくのは負担が大きいでしょう。そのような場合は、Webサイトリニューアルを手掛ける企業が公開しているRFPのテンプレートを利用するのも一つの手です。
Webサイトリニューアルを成功させるためには、明確なRFPを作成し、理想的なパートナーを策定することが必要不可欠です。
しかし、高品質なRFP作成には、業界トレンドや事例など専門知識も必要なため、自社で作成するのは難しく、多くの時間やリソースを投じなくてはなりません。
自社で作成するのが難しい場合は、RFP作成支援をしてくれるベンダーに依頼したり、RFPテンプレートを公開している企業のサンプルを活用するのもよいでしょう。
RFPはプロジェクトの基盤となり、パートナーの検討と評価のための基準となります。高品質なRFPを作成し、Webサイトリニューアルのプロジェクトを成功へ導きましょう。
