【図解でわかる】RFPとは？意味・目的から失敗しない作り方、テンプレート付き徹底解説｜DX｜トピックス

1. はじめに：その依頼、ちゃんと伝わっていますか？ >>
2. RFPとは？ベンダーへの"要望リスト兼招待状" >>
3. なぜRFPが必要？どんな時に作成するべき？ >>
4. RFP作成のメリット：発注側・受注側双方に利点あり！ >>
5. RFPとRFI/RFQの違い早わかり表：RFPの重要性 >>
6. 【図解】RFPに盛り込むべき主要項目リスト >>
7. 【フロー図で理解】RFP作成の6つの基本ステップ >>
8. RFP作成で失敗しないための注意点と「よくある失敗例」 >>
9. RFPテンプレートは活用すべき？ >>
10. まとめ：質の高いRFPで、プロジェクト成功への第一歩を！ >>

1. はじめに：その依頼、ちゃんと伝わっていますか？

「新しいシステム開発を外部に頼みたいけど、どう進めればいいんだろう？」「Webサイトリニューアル、複数の制作会社から良い提案を引き出すには？」「外注先との認識がズレて、プロジェクトがうまく進まなかった…」
企業が外部の専門家（ベンダー）に協力を依頼する際、このような悩みはつきものです。成功の鍵は、自社の要望を正確に伝え、最適なパートナーから質の高い提案を引き出すこと。そのために不可欠なのが「RFP（提案依頼書）」です。
この記事では、「RFPとは何か？」という基本から、その必要性、メリット、具体的な作り方、そして陥りがちな失敗例まで、図解も交えながら分かりやすく解説します。この記事を読めば、RFPの基礎知識が身につき、自信を持って作成に取り組めるようになるでしょう。

2. RFPとは？ベンダーへの"要望リスト兼招待状"

RFPとは、"Request for Proposal" の略で、「提案依頼書」と訳されます。（読み方：アールエフピー）
簡単に言うと、企業がシステム導入や業務委託などを外部ベンダーに依頼する際に、「こんな課題を解決したくて、こんなことを実現したいので、具体的な解決策を提案してください」と正式にお願いするための文書です。
単なるお願いではなく、プロジェクトの背景、目的、予算、スケジュール、実現したい機能（要件）などを具体的に記載することで、ベンダーが的確な提案をするための"設計図"のような役割を果たします。

3. なぜRFPが必要？どんな時に作成するべき？

RFP作成には手間がかかりますが、以下のような状況では特に作成が推奨されます。

複数のベンダーから提案を比較検討したい場合

公平な条件で比較し、最適なパートナーを選ぶために必須です。

依頼内容が複雑で、高度な専門性が求められる場合

システム開発、大規模なWebサイト構築、コンサルティングなど、要件定義が重要なプロジェクト。

プロジェクトの規模が大きい、または予算が高額な場合

認識の齟齬による失敗リスクを低減するため。

社内の関係者が多く、要求の合意形成が必要な場合

RFP作成プロセスを通じて、社内の要求を整理・統一できます。

逆に、依頼内容が非常にシンプルで明確、かつ特定のベンダーに依頼することが決まっている場合などは、RFPを省略することもあります。

4. RFP作成のメリット：発注側・受注側双方に利点あり！

手間をかけてRFPを作成する価値は十分にあります。

【発注側のメリット】

要求が整理され、社内合意が取れる：作成過程で目的や課題が明確になる。

提案の質が向上する：ベンダーは的確な情報に基づき、質の高い提案ができる。

公平な比較検討が可能：同じ土俵で複数社の提案を評価できる。

認識齟齬によるトラブル防止：事前に要件を文書化することで、後の「言った・言わない」を防ぐ。

プロジェクト管理がしやすくなる：RFPがプロジェクトのベースラインとなる。

【受注側のメリット】

提案の方向性が明確になる：発注者の意図を正確に把握できる。

無駄な提案工数を削減できる：的外れな提案や手戻りを減らせる。

自社の強みを的確にアピールできる：要求に対する最適なソリューションを提示しやすい。

5. RFPとRFI/RFQの違い早わかり表：RFPの重要性

RFPと混同しやすいRFI（情報提供依頼書）、RFQ（見積依頼書）との違いを押さえておきましょう。これらは目的や依頼する内容が異なります。

RFIはあくまで情報収集、RFQは価格確認が主な目的であるのに対し、RFPはプロジェクトの目的達成や課題解決に直結する、具体的な「提案」をベンダーから引き出すための文書です。
プロジェクトの成否は、最終的にどのような解決策（提案）を採用し、実行するかによって大きく左右されます。そのため、質の高い、的確な提案を複数のベンダーから引き出すためのRFPは、RFIやRFQ以上に重要度が高いと言えるでしょう。
また、RFPを作成するプロセス自体が、発注側にとって自社の要求事項を深く掘り下げ、整理・明確化する貴重な機会となります。このプロセスを経ることで、ベンダーとの認識のズレを防ぎ、プロジェクトを成功に導くための強固な土台を築くことができるのです。
したがって、適切なパートナーを選定し、プロジェクトを成功させるためには、情報収集（RFI）や価格確認（RFQ）も重要ですが、核となるRFPの作成に最も注力すべきと言えます。

6. 【図解】RFPに盛り込むべき主要項目リスト

質の高い提案を引き出すためには、必要な情報を過不足なく伝えることが重要です。一般的なRFPの構成要素を見ていきましょう。

要素1：プロジェクト概要

背景・経緯：なぜこのプロジェクトが必要なのか？

目的・ゴール：何を達成したいのか？（数値目標など具体的に）

現状の課題：今、何に困っているのか？

要素2：提案依頼範囲 (スコープ)

対象範囲 (スコープ)：今回、具体的にどこからどこまでをお願いしたいのか？（対象業務、対象システムなど）

要素3：要求要件

機能要件：具体的にどんな機能が必要か？（例：〇〇のデータを登録・検索・出力できる機能）

非機能要件：機能以外に求める品質は？（例：レスポンス速度は〇秒以内、セキュリティ対策レベル、〇〇なデザイン）

その他：導入後の保守・運用体制、教育・サポートなど。

要素4：予算・スケジュール

予算：上限額や想定額。

スケジュール：いつまでに何をしてほしいか？（提案期限、選定時期、開発期間、リリース時期など）

要素5：提案依頼・選定プロセス

提出物：提案書、見積書、会社概要など。

提出方法・期限：いつまでに、どうやって提出するか。

選定基準：何を重視して評価するか？（価格、技術力、実績、サポート体制など）

選定スケジュール：いつ頃、結果を連絡するか。

質疑応答：質問の受付期間や方法。

要素6：その他

機密保持契約 (NDA)：情報漏洩を防ぐための取り決め。

契約条件：基本的な契約に関する事項。

担当者連絡先：問い合わせ窓口。

関連記事：Webサイトリニューアルに成功するRFP（提案依頼書）の作成方法

7. 【フロー図で理解】RFP作成の基本ステップ

効果的なRFPを作成するためには、段階を踏んで慎重に進めることが重要です。ここでは、RFP作成の基本的なステップを、具体的なアクションと共に解説します。

ステップ1：目的・課題の明確化：プロジェクトの「なぜ？」を掘り下げ、ゴールを設定する

現状分析

まず、なぜこのプロジェクトが必要なのか、その背景を整理します。現在の業務プロセス、利用しているシステム、市場環境などを分析し、具体的な問題点やボトルネックを洗い出します。

課題の定義

分析結果をもとに、「何を解決すべきか」という課題を明確に定義します。課題は具体的であるほど、後の要求事項も明確になります。（例：「〇〇業務の作業時間が月平均△△時間かかっており、負担が大きい」）

目的・ゴールの設定

このプロジェクトを通じて「どうなりたいのか」という目的と、「何を達成すれば成功と言えるか」という具体的なゴール（KPI）を設定します。ゴールは測定可能で、期限が明確なものが望ましいです。（例：目的「〇〇業務の効率化」、ゴール「半年後までに〇〇業務の作業時間を20%削減する」）

関係者間の合意

これらの課題、目的、ゴールについて、経営層や関連部署の責任者など、プロジェクトに関わる主要メンバー間で認識を合わせ、合意形成を図ります。

ステップ2：要求事項の洗い出し：必要な機能や条件をリストアップする

関係部署へのヒアリング

プロジェクトに関わる現場担当者や各部署（営業、経理、情報システムなど）にヒアリングを行い、必要な機能（機能要件）や、性能・セキュリティ・デザインなどの品質（非機能要件）、運用体制に関する要望などを幅広く収集します。

要求の整理と分類

集めた要求をリスト化し、内容が重複しているものや関連性が高いものを整理・分類します。

優先順位付け

全ての要求を予算や期間内に実現できるとは限りません。そのため、各要求事項に対して「Must（必須）」「Want（できれば欲しい）」「Nice to have（あれば嬉しい）」のように優先順位を設定します。これにより、ベンダーは提案のスコープを絞り込みやすくなります。

ステップ3：RFP骨子（構成）作成：文書全体の設計図を作る

記載項目の決定

前章で紹介した「RFPに盛り込むべき主要項目リスト」などを参考に、今回のプロジェクトに必要な項目を選定します。過不足がないか、プロジェクトの特性に合わせて検討します。

目次の作成

選定した項目をもとに、RFP全体の構成案（目次）を作成します。章立てや見出しを決め、論理的な流れを意識します。

担当者の割り振り（任意）

RFP作成メンバーが複数いる場合は、各項目の執筆担当者を割り振ると効率的です。

ステップ4：詳細記述：具体的かつ明確な言葉で肉付けする

骨子に基づき執筆

作成した骨子（目次）に従い、各項目の内容を具体的に記述していきます。目的、課題、要求事項、予算、スケジュールなど、ステップ1、2で明確にした情報を漏れなく盛り込みます。

客観性と具体性

「誰が読んでも同じように理解できる」ことを目指し、主観的・曖昧な表現（例：「使いやすいインターフェース」「可能な限り早く」）は避け、客観的な事実や具体的な数値（例：「〇〇の操作が3クリック以内で完了すること」「〇月〇日までに納品」）を用いるように心がけます。

図や表の活用

必要に応じて図、表、グラフなどを活用し、視覚的に分かりやすく表現します。

専門用語の注意

社内用語や専門用語を使う場合は、注釈を入れるなど配慮します。

ステップ5：社内レビュー・承認：関係者全員で内容を確認し、GOサインを得る

複数部門でのレビュー

作成したRFPドラフトを、関連部署の担当者や責任者、場合によっては法務部門などにも回覧し、内容を多角的にレビューしてもらいます。要求事項の漏れや誤り、実現可能性、予算・スケジュールの妥当性などをチェックします。

フィードバックの反映

レビューで得られた意見や指摘事項を検討し、必要な修正をRFPドラフトに反映させます。認識の齟齬があれば、再度関係者とすり合わせを行います。

最終承認

修正が完了したRFPについて、プロジェクト責任者や決裁権限を持つ上長から最終的な承認を得ます。

ステップ6：ベンダーへの配布：候補企業にRFPを届け、提案を依頼する

候補ベンダーの選定

事前に調査やRFIなどを通じて、今回のプロジェクトに適した候補ベンダーを複数社リストアップしておきます。

NDA（機密保持契約）の締結

RFPには企業の機密情報が含まれる場合が多いため、配布前に候補ベンダーとNDAを締結します。

RFPの送付

承認されたRFPを、候補ベンダー全社に公平に送付します。送付方法（メール添付、郵送、専用システムなど）を指定します。

補足情報の伝達

RFP本体と合わせて、質疑応答の受付期間と方法、提案書の提出期限、提出形式、オリエンテーション（説明会）の有無などを明確に伝えます。公平性を保つため、全てのベンダーに同じ情報を提供することが重要です。

これらのステップを着実に実行することで、ベンダーから質の高い提案を引き出し、プロジェクト成功の礎となるRFPを作成することができます。

関連記事：Webサイトリニューアルに成功するRFP（提案依頼書）の作成方法

8. RFP作成で失敗しないための注意点と「よくある失敗例」

質の高いRFPはプロジェクト成功の鍵ですが、作成時に陥りやすい落とし穴も存在します。ここでは、失敗を避け、より効果的なRFPを作成するための具体的な注意点と、ありがちな失敗例、そしてその対策を解説します。

目的・ゴールは"超"具体的に

プロジェクトの羅針盤となる目的・ゴールが曖昧だと、ベンダーは提案の焦点を絞れず、発注側も提案を適切に評価できません。「業務効率化を目指す」といった抽象的な表現だけでなく、「半年後までに〇〇業務の作業時間を〇%削減」のように、SMARTの原則（Specific:具体的、Measurable:測定可能、Achievable:達成可能、Relevant:関連性、Time-bound:期限）を意識して具体的に設定しましょう。
※失敗例：「業務効率化を目指す」「売上向上に貢献するシステム」といった抽象的な表現に終始し、ベンダーごとに解釈が異なり、提案内容がバラバラになって比較検討が困難になった。

要求は具体的に、でも「縛りすぎない」

要求が曖昧すぎるとベンダーは提案できず、逆に細かく指定しすぎるとベンダーの持つ専門性やより良いアイデアを引き出せません。RFPでは、「What（何を実現したいか）」を中心に、「Must（必須要件）」「Want（希望要件）」を明確に区別して優先順位をつけたり、技術的な制約や標準仕様がある場合は明記するなど要求を具体的に指定する一方で、解決策である「How（どうやって実現するか）」はベンダーの提案に委ねる部分も設けましょう。
※失敗例：既存フローを再現することだけを細かく要求し、ベンダーの自由な発想やより良い提案を引き出せず、旧態依然とした結果になってしまった。逆に曖昧すぎて、「イメージと違う」という不満が発生し、後で仕様変更が多発した。

実現可能な予算・スケジュールを提示する

明らかに非現実的な予算やスケジュールは、優秀なベンダーの提案意欲を削ぎ、良い提案が出ず、プロジェクトの失敗リスクを高めます。
※失敗例：市場の相場を調査せず、希望的観測だけで低すぎる予算や無理な納期を設定してしまい、多くのベンダーから提案を断られた。

評価基準と選定プロセスを明確にする

評価基準が不明確だと、公平なベンダー選定が難しくなり、社内外への説明責任も果たせません。ベンダーもどこに力を入れて提案すべきか分かりません。評価項目（例：機能適合度、技術力、実績・経験、価格、サポート体制、担当者のスキル、プロジェクト推進体制など）と、重視度（配点など）や、選定プロセス（書類審査、プレゼンテーション、デモンストレーション、質疑応答など）と各段階で何を見るのかを具体的に記述しましょう。
※失敗例：評価基準が不明確で、選定理由を社内で説明できずに不満が出た。

専門用語・社内用語の多用に注意する

社内用語や業界用語は、発注側にとっては当たり前の用語でもベンダーには伝わらず、誤解で手戻りや認識齟齬の原因になる可能性があります。一般的な誰にでも理解できるような言葉で書くか、注釈をつけたり図や用語集などを活用して認識を統一しましょう。

RFPは「丸投げ依頼書」ではないと心得る

RFPを出したら終わりではなく、ベンダーと協力してプロジェクトを成功させるという当事者意識が不可欠です。社内のプロジェクト体制（責任者、担当者、関係部署の役割）を明確にして連絡窓口を一本化し、質疑応答には迅速かつ丁寧に対応しましょう。また、ベンダーとの定期的なミーティングを設定するなど、主体的に関与していきましょう。
※失敗例： RFPを出した後はベンダー任せになり、情報提供も不十分でベンダーは推測するしかなく、提案の質が低下した。発注側が、進捗や課題を把握できていなく、問題が大きくなってから発覚してプロジェクトが混乱した。

質疑応答の機会を適切に設ける

どんなに詳細なRFPでも、文章だけでは伝えきれないニュアンスや疑問点が出てくるものです。認識のズレを埋め、より良い提案を引き出すためにも、質疑応答の受付期間、質問方法（メール、説明会など）、回答方法（個別回答か、全社共有か）を明確に定めましょう。また、公平性を保つため、受け付けた質問とその回答は、原則として全候補ベンダーに共有しましょう。（ただし、機密情報に関わる場合は除く）

これらの注意点を意識し、よくある失敗例を反面教師とすることで、ベンダーとの良好な関係を築き、プロジェクトを成功に導くための効果的なRFPを作成できるでしょう。

関連記事：Webサイトリニューアルに成功するRFP（提案依頼書）の作成方法

9. RFPテンプレートは活用すべき？

「RFPの書き方がわからない」「一から作る時間がない」と悩む方もいるでしょう。そんな時は、Web上に存在するRFPテンプレートを活用してみましょう。盛り込むべき項目の全体像の把握や構成を考える手間を省き、作成時間の短縮につながります。また、網羅的な項目リストは、記載漏れを防ぐチェックリストとしても機能するメリットがあります。
しかし、テンプレートの利用には注意が必要です。テンプレートは汎用的に作られているため、そのまま使うと自社の真の課題や目的、独自の要求事項が十分に反映されないなど、重要な点が抜け落ちたりするリスクがあります。
テンプレートはあくまでも参考資料や下書きと捉え、業界や用途に応じたRFPテンプレートを活用して効率化を図りつつ、最も自社の意図が伝わる形にカスタマイズして、質の高いRFPを完成させましょう。

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10. まとめ：質の高いRFPで、プロジェクト成功への第一歩を！

RFPとは、単なる文書作成作業ではなく、プロジェクトの目的を明確化し、社内外の関係者と認識を合わせ、最適なパートナーを見つけるための戦略的なプロセスです。質の高いRFPを作成することは、プロジェクトの成功確率を格段に高めます。
しかし、自社だけで質の高いRFPを作成するのは、知識不足やリソース不足などの問題もあります。そのような場合は、豊富な実績を持つプロの力を借りてみるのもよいでしょう。
今回ご紹介したポイントや注意点を参考に、ぜひ自社の状況に合わせた効果的なRFP作成に挑戦してみてください。

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